Erstgespräch
Leistungen / FM-Ausschreibung & Dienstleisterauswahl

FM-Ausschreibung: Qualität und Preis entstehen im Vergabeprozess

Ob Erstvergabe zum Betriebsstart oder Neuausschreibung im Bestand: Was im Leistungsverzeichnis fehlt, wird später zum Nachtrag – und was unklar beschrieben ist, zum Streit. Ich führe Sie strukturiert durch Vergabekonzept, Ausschreibung, Auswahl und Start – auf Basis der GEFMA 501, 502, 510 und 520.

Leistungen im Überblick

Vergabestrategie & KonzeptEigen- oder Fremdleistung, Einzelgewerke oder Pakete, Lose und Laufzeiten – abgeleitet aus Ihrem Betriebskonzept, nicht aus Gewohnheit.
Mengengerüst & DatenbasisFlächen, Anlagen, Zyklen: belastbare Ausschreibungsdaten – im Neubau aus der Projektdokumentation, im Bestand aus strukturierter Aufnahme.
LeistungsbeschreibungLeistungsverzeichnis nach GEFMA 520 – ergebnis- und verrichtungsorientiert, mit klaren Qualitäten (Service Levels) statt Interpretationsspielraum.
VertragsgrundlageVertragsgestaltung auf Basis des Mustervertrags GEFMA 510: Leistungspflichten, Vergütungsmodell, KPI und Steuerungsmechanik aus einem Guss. Für öffentliche Auftraggeber gestalte ich Wartungs- und Instandhaltungsverträge wahlweise auf Grundlage der AMEV-Vertragsmuster (Wartung 2018, Instandhaltung 2014, Aufzug-Service 2024) – anschlussfähig an die Praxis kommunaler und staatlicher Gebäudewirtschaft.
Verfahren & DurchführungAusschreibung privatwirtschaftlich oder VgV-konform: Verfahrenswahl, Fristen, Bieterkommunikation, Dokumentation (Prozess nach GEFMA 501).
Auswertung & AuswahlBewertung nach den Kriterien der GEFMA 502, Bietergespräche und Referenz-/Ortstermine, nachvollziehbare Vergabeempfehlung.
Implementierung & Start-upDer Vertrag ist der Anfang: Start-up-Phase mit Implementierungsplan, Datenübergabe, Qualitätsanlauf und Regelkommunikation.
Re-Tendering im BestandAuslaufende Verträge, gewachsene Preise, zäher Service: Neuausschreibung mit sauberem Leistungs-Soll – oft der schnellste Hebel für Qualität und Kosten.
Unabhängig auch hier: Ich stehe in keinem Verhältnis zu FM-Dienstleistern. Ausgewählt wird, wer Ihre Leistung am besten und wirtschaftlichsten erbringt – die Bewertung ist transparent und dokumentiert, auch vergaberechtsfest.

So läuft eine Vergabe

Konzept & Daten

Vergabestrategie, Mengengerüst, Service Levels – das Fundament, auf dem Angebote vergleichbar werden.

Ausschreibung & Auswahl

Leistungsverzeichnis, Verfahren, Auswertung, Bietergespräche – bis zur dokumentierten Vergabeempfehlung.

Vertrag & Start-up

Vertragsschluss, Implementierung, Qualitätsanlauf – bis der Regelbetrieb nachweislich läuft.

Grundlagen: GEFMA 501 (Prozess Ausschreibung & Vergabe) · 502 (Kriterien) · 510 (Mustervertrag) · 520 (Leistungsbeschreibung Facility Services) · für Zeitpunkt & Datenbasis: GEFMA 116 · AMEV-Vertragsmuster

Sprechen wir über Ihr Projekt.

Kostenfreies Impuls-Gespräch (90 Min.) – Sie bringen Ihr Vorhaben mit, ich die Betriebssicht.

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