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Leistungen / FM-Prozessoptimierung

FM-Prozessoptimierung: den Betrieb messbar besser machen

Von der Störmeldung bis zur Instandhaltung, von der Reinigung bis zum Flächenmanagement: FM-Prozesse wachsen historisch – und mit ihnen Doppelarbeit, Wartezeiten und schleichende Kosten. Auf Basis der Six-Sigma-Methodik nehme ich Ihre FM-Prozesse auf, bewerte sie anhand von Kennzahlen, verbessere sie gemeinsam mit Ihrem Team und Ihren Dienstleistern – und verankere das Ergebnis durch wiederkehrende Audits. Messbar, nicht gefühlt.

Leistungen im Überblick

Prozessaufnahme (Ist-Analyse)Prozesslandkarte und Detailaufnahme der relevanten FM-Prozesse: Begehungen, Interviews, Auswertung von CAFM-, Helpdesk- und Vertragsdaten – inklusive der Schnittstellen zwischen Eigenpersonal, Dienstleistern und Nutzern, an denen die meiste Reibung entsteht.
Kennzahlen & MesssystemWas gut oder schlecht läuft, entscheidet keine Meinung, sondern eine Zahl: Reaktions- und Durchlaufzeiten, Erstlösungsquote, SLA-Erfüllung, Kosten je Einheit. Ich definiere die Kennzahlen, mache sie aus Ihren Systemen messbar und erhebe die Ausgangswerte als Vergleichsbasis.
Bewertung & UrsachenanalyseSchwachstellen systematisch bewerten und auf ihre Ursachen zurückführen – Wartezeiten, Doppelarbeit, Medienbrüche, unklare Verantwortungen – mit den Six-Sigma-Werkzeugen (u. a. 5-Why, Ishikawa), priorisiert nach Wirkung und Umsetzungsaufwand.
Soll-Prozesse & MaßnahmenVerschlankte Abläufe mit klaren Verantwortlichkeiten (RACI), durchgängig digital im CAFM statt über Zuruf, Zettel und Postfach – wo nötig mit angepassten Service Levels und Vertragsregelungen.
Umsetzung & PilotierungSoll-Prozesse werden nicht verordnet, sondern eingeführt: Pilotbereich, Einweisung der Beteiligten, Regelkommunikation mit den Dienstleistern, Nachweis der Verbesserung an den vereinbarten Kennzahlen.
Prozessaudit & VerankerungDokumentierter Prozessstandard, etablierter KPI-Review und wiederkehrende Prozessaudits – damit die Verbesserung Bestand hat und Abweichungen früh auffallen, statt sich wieder einzuschleichen.
Anschluss an Verträge & SystemeDie Ergebnisse fließen dorthin, wo sie dauerhaft wirken: in Service Levels und Leistungsbeschreibungen (GEFMA 510/520), in CAFM-Workflows und in die Organisation der Betreiberverantwortung (GEFMA 190).
Six Sigma mit Augenmaß: Keine Zertifikats-Bürokratie und keine Statistik um ihrer selbst willen. Ich nutze die DMAIC-Systematik und die Werkzeuge, die im FM tatsächlich tragen – und arbeite mit den Menschen, die den Prozess täglich leben. Verbesserungen, die das Team nicht mitträgt, überleben das erste Quartal nicht.
Gut kombinierbar: Vor einer CAFM-Einführung (erst Prozesse, dann Software), nach einer FM-Vergabe (Start-up mit sauberem Leistungs-Soll) oder nach dem Betriebsstart eines Neubaus, wenn sich die Abläufe eingeschwungen haben – als Einzelmandat funktioniert die Prozessoptimierung aber genauso, ganz ohne Bauprojekt.

Das Vorgehen: fünf Phasen nach Six Sigma (DMAIC)

Der bewährte Verbesserungszyklus der Six-Sigma-Methodik, übersetzt in die Praxis des Facility Managements: aufnehmen, bewerten, verbessern, auditieren – mit einem klaren Ergebnis je Phase.

DDefinieren
MAufnehmen
ABewerten
IVerbessern
CAuditieren
PhaseInhaltErgebnis
D · DefinierenWelcher Prozess, was soll er leisten, woran wird Erfolg gemessen? Anforderungen von Nutzern, Auftraggeber und Betreiberpflichten als Maßstab.Projektauftrag mit klarem Umfang und Zielwerten
M · AufnehmenIst-Prozess erfassen (Begehung, Interviews, System- und Vertragsdaten) und die Ausgangswerte der Kennzahlen messen.Dokumentierter Ist-Prozess mit Kennzahlen-Basis
A · BewertenSchwachstellen und ihre Ursachen analysieren: Wartezeiten, Doppelarbeit, Medienbrüche, unklare Verantwortung – Ursachen statt Symptome.Priorisierte Ursachen- und Maßnahmenliste
I · VerbessernSoll-Prozess gestalten, im Pilotbereich erproben, ausrollen – gemeinsam mit Team und Dienstleistern.Umgesetzter Soll-Prozess, Verbesserung an den Kennzahlen nachgewiesen
C · AuditierenProzessstandard dokumentieren, KPI-Review etablieren, wiederkehrende Prozessaudits vereinbaren.Dauerhafte Verankerung statt Strohfeuer

Ihr Nutzen

1

Messbar statt gefühlt

Servicequalität und Kosten werden an Kennzahlen sichtbar – vor und nach der Verbesserung. Sie steuern Ihren Betrieb und Ihre Dienstleister mit Zahlen statt mit Eindrücken.

2

Weniger Reibung, weniger Kosten

Verschlankte Abläufe und klare Verantwortlichkeiten beseitigen Doppelarbeit und Wartezeiten – die Verbesserung kommt bei Nutzern und im Budget an.

3

Dauerhaft verankert

Dokumentierte Standards und wiederkehrende Audits verhindern den Rückfall in alte Muster – die Optimierung bleibt, auch wenn Personen wechseln.

Grundlagen: Six-Sigma-Methodik / DMAIC · GEFMA 100-2 (FM-Prozesse im Lebenszyklus) · DIN EN 15221-5 (Prozesse im FM) · ISO 41001 (FM-Managementsysteme) · GEFMA 190 (Betreiberverantwortung) · GEFMA 510/520 (SLA & Leistungsbeschreibung)

Sprechen wir über Ihre Prozesse.

Kostenfreies Impuls-Gespräch (90 Min.) – Sie bringen Ihre Abläufe mit, ich die Methode und die Betriebssicht.

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