pbFM umfasst alle Maßnahmen während Konzeption, Planung und Bau, die die Voraussetzungen für einen optimalen Betrieb und eine optimale Nutzung schaffen – definiert in der Richtlinie GEFMA 116 (Ausgabe 2025).
Die Nutzungsphase ist die längste und teuerste Phase im Leben eines Gebäudes. Ob der Betrieb wirtschaftlich, rechtssicher und nachhaltig läuft, entscheidet sich jedoch früh: bei Bedarfsplanung, Konzepten, Verträgen und Ausführung. Je später eine Anforderung eingebracht wird, desto teurer wird ihre Umsetzung – nach der Abnahme ist vieles gar nicht mehr oder nur mit erheblichen Mehrkosten möglich. pbFM zieht deshalb das Wissen des Betriebs an den Anfang des Projekts. Das gilt für Bauherren, die ihr Gebäude selbst betreiben, ebenso wie für Projektentwickler, die es vermieten, verkaufen oder an einen Betreiber übergeben – denn Betriebsfähigkeit und belastbare Dokumentation werden spätestens bei Übergabe und Due Diligence zum Werttreiber.
Bedarf, Nutzung und Betrieb werden methodisch erhoben und als prüfbare Anforderungen in die Planung gegeben – statt auf Zuruf.
Planungs- und Ausführungsentscheidungen werden mit ihren Auswirkungen auf Betrieb, Nutzung und Lebenszykluskosten transparent gemacht und dokumentiert.
Dokumentation, Inbetriebnahme, Einweisungen und Betreiberpflichten werden so vorbereitet, dass der Regelbetrieb am ersten Tag funktioniert.
Die Richtlinienreihe GEFMA 116 (Teile 1–4) schafft erstmals ein einheitliches Leistungsbild für pbFM – analog zur Beauftragung von Architekten und Fachplanern nach HOAI. Sie gliedert jedes Bauprojekt in 14 Steps, die sich zu fünf Phasen zusammenfassen lassen:
| Phase | Steps | Schwerpunkt aus Betriebssicht |
|---|---|---|
| A · Strategie | 1–3 | „Phase 0“: Bedarf, Nutzungskonzept, Kostenrahmen und Lebenszyklus-Ziele festlegen – bevor Fakten geschaffen werden. FM-Vorgaben in die Planerverträge. |
| B · Planung | 4–7 | Betriebs-, Energie- und Datenkonzepte konkretisieren; jede Planungsstufe gegen die Anforderungen prüfen; Varianten über Lebenszykluskosten vergleichen. |
| C · Vergabe & Bau | 8–11 | FM-Anforderungen in Errichterverträge sichern; Ausführung aus Betriebssicht begleiten; Dokumentation einfordern; Facility Services rechtzeitig beschaffen. |
| D · Übergabe | 12 | Inbetriebnahme, Abnahmen, FM-fähige Dokumentation, Einweisungen, Übertragung der Betreiberverantwortung. |
| E · Betrieb | 13–14 | Betriebsstart absichern, Lebenszykluskosten und Energie/ESG nachhalten, Gewährleistung verfolgen. |
Die GEFMA 116 verankert pbFM in einer eigenen Funktion, die der Bauherr beauftragt. Der FM-Planer bringt die Themen des Betriebs zum richtigen Zeitpunkt ein, steuert ihre vollständige Bearbeitung und prüft Planung wie Ausführung aus Sicht des späteren Betriebs. Er ergänzt Architekt, Fachplaner und Projektsteuerung – er ersetzt sie nicht.
Relevante pbFM-Themen identifizieren · pbFM-Projektplan aufstellen und steuern · Bedarfs- und Betriebsanforderungen sichern · Konzepte erstellen oder einfordern · Planstände und Baustelle aus Betriebssicht prüfen · Entscheidungsvorlagen mit Lebenszyklus-Folgen aufbereiten · Dokumentation und Übergabe „FM-ready“ machen.
Die Richtlinie warnt ausdrücklich davor, diese Rolle Beteiligten mit eigenen Planungs- oder Ausführungsinteressen zu übertragen – Zielkonflikte sind programmiert. Ein unabhängiger FM-Planer vertritt ausschließlich die Interessen von Bauherr, Nutzung und Betrieb. Genau so ist mein Angebot aufgebaut.
Idealerweise in der „Phase 0“, noch vor der HOAI-Leistungsphase 1 – dort werden Bedarf, Budget und Projektorganisation festgelegt, und dort ist der Hebel am größten. Ein späterer Einstieg ist trotzdem sinnvoll: Der Leistungsumfang wird dann auf die noch beeinflussbaren Themen zugeschnitten. Der Quick-Check zeigt in jeder Phase, was noch geht.
Nein. Projektsteuerung verantwortet Termine, Kosten und Organisation des Bauprojekts; der Architekt die Planung. Der FM-Planer ergänzt beide um die systematische Betriebs- und Nutzungssicht – eine Controlling-Funktion, die sonst niemand im Projekt hat.
Vergütet wird nach Aufwand mit vereinbarten Obergrenzen je Thema – die Vergütungslogik der GEFMA 116, für Sie kalkulierbar. Dem stehen vermiedene Nachrüstungen, geringere Betriebskosten, eine geordnete Übergabe und reduzierte Haftungsrisiken gegenüber. Ein Großteil der pbFM-Themen fällt ohnehin an – nur eben spät, ungesteuert und teuer.
Gerade dann. Wer als Projektentwickler vermietet, verkauft oder an einen Betreiber übergibt, wird an der Übergabe gemessen: vollständige, digital nutzbare Dokumentation, nachgewiesene Inbetriebnahme, geklärte Betreiberpflichten und belastbare Betriebskosten- und ESG-Daten. Genau diese Punkte prüfen Käufer, Fonds und Finanzierer in der technischen Due Diligence – pbFM stellt sicher, dass sie zum Stichtag vorliegen, statt den Exit zu belasten. Bei Serienprodukten lässt sich der einmal definierte FM-Standard zudem auf jedes weitere Projekt übertragen.
Ja. Die Themen sind dieselben; am Anfang tritt die Bestandserfassung (z. B. Technische Due Diligence) an die Stelle mancher Grundlagenarbeit. Auch bei Sanierung und Umbau gilt: Die Betriebssicht gehört an den Anfang.
Sehr gut – pbFM liefert die betrieblichen Informationsanforderungen (AIA), die ein BIM-Projekt braucht, damit das Datenmodell später den Betrieb trägt. BIM ersetzt pbFM nicht, und pbFM funktioniert auch ohne BIM.
Auf Basis des Leistungsbilds der GEFMA 116-4 – wie ein Planervertrag: Leistungsbausteine auswählen, Obergrenzen je Thema vereinbaren, los. Öffentliche Auftraggeber können das Leistungsbild direkt in Vergabeunterlagen referenzieren. Den Einstieg macht meist das kostenfreie Impuls-Gespräch.
Kostenfreies Impuls-Gespräch (90 Min.) – Sie bringen Ihr Vorhaben mit, ich die Betriebssicht.