Wer für Bund, Länder oder Kommunen baut, kennt das Problem: Das Gebäude ist fertig, aber nicht betriebsbereit. Anlagen laufen im Handbetrieb, die Dokumentation kommt in Kartons, das Betreiberpersonal sieht die Technik zum ersten Mal bei der Schlüsselübergabe. Die AMEV-Empfehlung Nr. 170 „Inbetriebnahmemanagement“ (2023) setzt genau hier an – und sie ist für öffentliche Bauverwaltungen der maßgebliche Orientierungsrahmen.
Die definierte Inbetriebnahmephase
Kernstück der Empfehlung ist eine eigenständige, bereits in der Planung terminierte Inbetriebnahmephase am Ende der Bauausführung – je nach Komplexität der Technik sechs Wochen bis sechs Monate. In dieser Phase durchläuft jede technische Anlage einen festen Dreischritt: Probebetrieb mit Einweisung des Betreiberpersonals, VOB-Abnahme, dann Zwischenbetrieb. Im Zwischenbetrieb fährt der Betreiber die Anlage bereits eigenverantwortlich – noch vor der Übergabe des Gebäudes. Mängel fallen auf, solange die Errichterfirmen greifbar sind und die Gewährleistung voll trägt.
Der Zwischenbetrieb braucht Regeln
Die Weitergabe jeder Anlage in den Zwischenbetrieb wird schriftlich dokumentiert; Grundlage ist eine Vereinbarung zwischen Bauverwaltung und Betreiber, die idealerweise schon in der Projektvorbereitung geschlossen wird. Gegen Ende der Phase folgt der zusammenhängende Automatikbetrieb aller Anlagen über ein bis zwei Wochen – erst danach ist das Gebäude wirklich übergabereif.
Der IB-Manager
Für die Koordination sieht die Empfehlung einen fachkundigen Inbetriebnahme-Manager vor, der der Projektleitung der Bauverwaltung zuarbeitet. Er hat keine Weisungsbefugnis gegenüber Planern und Firmen, sorgt aber dafür, dass die IBM-Leistungen in den HOAI- und VOB-Verträgen verankert, terminiert und tatsächlich erbracht werden. Die Leistung kann ausdrücklich extern vergeben werden – wichtig ist, dass der IB-Manager unabhängig von Planung und Ausführung agiert.
Dokumentation als Abnahmevoraussetzung
Die Empfehlung ist hier unmissverständlich: Zu Beginn der Inbetriebnahmephase liefert jede Errichterfirma einen Vorabzug der Dokumentation; zur VOB-Abnahme muss sie vollständig vorliegen. Fehlende Betriebsunterlagen sind ein wesentlicher Mangel. Wer die Dokumentationsanforderungen erst am Ende stellt, hat verloren – sie gehören in die Leistungsverzeichnisse.
Ergänzung: Technisches Monitoring
Mit der AMEV-Empfehlung Nr. 178 (Fassung 2025) lässt sich das IBM um eine messdatengestützte Qualitätssicherung erweitern: Zielwerte werden im Probebetrieb nachgewiesen und bis 24 Monate in die Nutzungsphase weiterverfolgt. Beide Leistungen sollten möglichst zusammen vergeben werden.
Was heißt das für Ihr Projekt?
Drei Dinge früh regeln: erstens Betriebs- und Betreiberkonzept in der Projektvorbereitung erstellen, zweitens die Inbetriebnahmephase mit Zwischenbetrieb im Terminplan und in den Verträgen verankern, drittens die Rolle des IB-Managers besetzen – intern oder extern. Als unabhängiger FM-Planer nach GEFMA 116 übernehme ich diese Rolle konfliktfrei und verbinde sie mit der Betriebssicht über den gesamten Projektzyklus.
Mehr zur Umsetzung: Inbetriebnahmemanagement als Leistung · AMEV-Empfehlungen im Original: amev-online.de